In dit boek over e-mail uit 2014 wordt de vraag gesteld: zou e-mail eigenlijk nog wel bestaan over 10 jaar? Het slechte nieuws: helaas, ook in 2024 worstelen we nog met veel te veel e-mail elke dag. Het goede nieuws; de methodiek van Kim Spinder uit haar boek (en beweging) 'We quit mail' helpt ons nog steeds om dat aan te pakken.
Waarom e-mail helemaal niet handig is
Als je het eerste hoofdstuk van 'We Quit Mail' leest, zie je dat er eigenlijk maar weinig verandert is in een decennium. Net als toen gaan er bij veel mensen werkdagen voorbij waarin ze vooral e-mails beantwoorden. Grote hoeveelheden informatie worden rondgestuurd, er ontstaat onduidelijke communicatie door lange mailstromen met cc's en antwoorden aan alleen de afzender of juist aan iedereen. En net als Spinder zelf, zijn veel van ons eigenlijk verslaafd aan onze mailbox. In plaats van ons richten op de taken en projecten die echt belangrijk zijn, duiken we om de haverklap onze mailbox in om toch maar niks te missen.
Maak een einde aan je mailverslaving met We Quit Mail
Gelukkig had Spinder dat voor 2014 al door en beschrijft ze in haar boek een praktisch stappenplan om uit deze vicieuze cirkel te komen. Hoe radicaal je daarin stappen neemt, is natuurlijk aan jezelf. Een beetje lef heb je er wel voor nodig, zeker als je in een grote organisatie werkt die drijft op e-mail. Haar methodiek bestaat uit 5 stappen:
- Kies de methodie die bij je past: radicaal en cold turkey stoppen met e-mail, daar heeft niet iedereen het lef voor. Daarom zijn er ook instapmethodes. Zoals radicaal minder e-mail versturen (bijvoorbeeld maximaal 3 per dag) of een aantal dagen/weken niet e-mailen, een e-mail dieet.
- Scan je inbox: Om te starten met We Quit mail begin je alvast met orde brengen in je mailbox. Welke mails zijn totaal overbodig en lees je nooit? Die kan je alvast uitzetten/afmelden. Welke mails kan je vervangen door andere communicatie? Door zo te kijken leer je anders met je mailverkeer omgaan.
- Verstuur zelf minder e-mails: de grootste veroorzaker van mailverkeer is mailverkeer. Uit onderzoek blijkt dat als het management meer mailt, de hele organisatie meer gaat mailen. Jouw directe positieve bijdrage is dus zelf minder mail sturen!
- Maak nieuwe werkafspraken: als je niet meer mailt, dan moet je afspreken hoe je communiceert en informatie deelt. Door te (beeld)bellen, door langs te gaan en door bijvoorbeeld gedeelde mappen te gebruiken. Zorg dat de afspraken duidelijk zijn vóór je stopt met mailen.
- Kies je tools: niet meer mailen vraagt dus om het inzetten van andere middelen. De lijst in het boek is inmiddels wat achterhaald, net als de mogelijkheden. Inmiddels gebruiken veel organisaties bijvoorbeeld Microsoft Teams en Sharepoint. Door die tools goed te gebruiken, is e-mailen amper (niet) nodig.
Geen e-mail, wat dan?
Stoppen met e-mail levert volgens Spinder ontzettend veel op. Je gaat je tijd beter besteden, je relaties met collega's en opdrachtgevers worden beter. Je kan je beter focussen op wat belangrijk is én je besteedt minder tijd aan onnodig vergaderen. Waarom mailen we dan in 2024 nog steeds zo veel? Waarschijnlijk komen we daar nooit achter. Gelukkig is dit boek een mooie reminder én een praktische gids om weer eens naar onze e-mailgewoontes te kijken.
'We Quit Mail' koop je bij managementboek.nl
Er is ook een Engelse uitgave.
Over Kim Spinder
Kim Spinder is een innovatie-expert en helpt met haar bureau Avanteers al meer dan 10 jaar met innovatie- en verandertrajecten. Ze startte haar loopbaan met het ondersteunen van organisaties met het nieuwe werken. Ze schreef over haar innovatiepraktijk ook het boek 'Het kleine innovatieboek'
Meer informatie over Kim Spinders vind je op haar website.
Disclaimer: deze blog bevat affiliate links. Als je iets bestelt via een link op deze website, ontvangen wij zonder extra kosten voor jou een kleine commissie. Zie het maar als een bedankje van jou aan ons voor alle uren boeken lezen…
